L’application HIRO Tenants améliorera le service de contrat de location

HIRO Tenants a été créé à la suite de notre coopération avec le secteur de l’immobilier commercial. L’application fonctionne dans plusieurs domaines, principalement dans l’administration au sens large liée aux contrats de location de magasins, à l’expansion du réseau et dans le domaine des finances et de la prise de décision – explique Dariusz Matysiak, directeur opérationnel de SHARECO Sp. z o. Ve

Shareco est exposant au Shopping Center Forum 2022 Fall Edition. Vous pourrez rencontrer des représentants d’entreprises du 21 au 22 septembre prochain. au stand numéro 520.

Votre entreprise est le créateur d’une plate-forme informatique qui utilise une technologie moderne dédiée au service de divers secteurs d’activité. La plate-forme HIRO Tenants est spécialement conçue pour le secteur de la vente au détail. Quel est ce service ?

HIRO Tenants a été créé à la suite de notre coopération avec le secteur de l’immobilier commercial. Lors de la création de cette plateforme, nous avons collaboré avec de nombreux experts du marché qui ont remarqué qu’il existe de nombreux logiciels sur le marché pour les propriétaires de magasins de détail, mais qu’il n’y a pas une telle offre pour les chaînes de magasins. Nous avons examiné ce sujet de plus près et il s’avère qu’en fait la plupart, même les grandes entreprises, gèrent leurs réseaux à l’aide d’Excel ou d’applications personnalisées. Nous avons vu les besoins des détaillants et avons créé HIRO Tenants, une application qui permet à un opérateur de chaîne de vente au détail de gérer sa chaîne à moindre coût et de manière complète.

Quelles sont les fonctionnalités des locataires HIRO ?

L’application fonctionne dans plusieurs domaines, principalement dans l’administration au sens large liée aux baux de magasins, à l’expansion du réseau et dans le domaine des finances et de la prise de décision.

Les fonctions de la partie administrative sont notre réponse aux problèmes les plus courants qui se posent lors de la desserte d’un réseau de magasins physiques. Nous savons par des experts que l’un des principaux problèmes qui apparaît dans la liste des commerçants est la vérification des termes du contrat et le contrôle de l’application des nombreuses dispositions qui en découlent. Les contrats sont établis pour des emplacements individuels avec différents propriétaires sur différents formulaires et chacun est vraiment différent, il peut faire 200 pages ou plus. Ainsi, la première fonctionnalité que nous proposons est l’unification systématique des dispositions issues du contrat et leur paramétrage. Grâce à cela, l’entreprise peut facilement obtenir, par exemple, des données transversales sur le montant du loyer ou ne pas oublier l’option temporaire de résiliation du contrat de bail. Avec des données collectées de manière standardisée, vous pouvez effectuer les activités nécessaires automatiquement et beaucoup plus rapidement. Une partie importante de la gestion du réseau consiste à travailler avec de nombreux documents. Notre système vous permet de télécharger des contrats et des annexes dans le système, d’y marquer des fragments de texte et de les attacher à certains paramètres (par exemple, des enregistrements du montant et de la méthode de calcul du loyer pour le trafic). Ainsi, on se débarrasse des versions papier qui reposent en toute sécurité dans des armoires et on accède facilement aux parties les plus importantes des provisions sous forme de conseils qui sont assignés à des paramètres.

Les fonctions d’expansion du réseau sont prises en charge par le module CRM qui vous permet de surveiller l’état des conversations pour les emplacements souhaités, de saisir les données de contact et d’installation, de comparer les paramètres clés avec d’autres contrats qui existent déjà ou d’effectuer des tâches sur la préparation commerciale en temps opportun. équipements dans le module de gestion de projet.

Comme je l’ai mentionné précédemment, en systématisant les données, vous pouvez considérablement accélérer la prise de décision rationnelle sur les questions liées à l’ensemble de la chaîne ou à ses actions individuelles, et le reporting nécessite uniquement d’appeler le rapport approprié, sans qu’il soit nécessaire d’impliquer les employés dans sa création. Bien sûr, il existe de nombreuses autres fonctions et améliorations de ce type dans les locataires HIRO, si vous êtes intéressé, veuillez visiter le stand de notre société no. 520 au prochain SCF 2022 ou visitez notre site Web à l’adresse www.hiro-platform.pl/tenants. Dans le cas d’une grande chaîne qui a ses propres locaux, loués, franchisés, locaux partenaires – un contrat différent pour chaque emplacement, la plateforme facilite le suivi de tout en un seul endroit, à distance et de manière simple.

Le type de travail est-il important ? Est-ce que n’importe quel réseau d’entreprise peut utiliser votre plateforme ?

Notre produit peut être adapté aux besoins individuels de chaque client. Peu importe qu’il s’agisse d’une chaîne de magasins de vêtements, gastronomiques ou autres. Nous pouvons desservir n’importe quel réseau, même ceux qui travaillent en formule mixte, par exemple avec une partie franchisée ou nos propres locaux.

Quels sont les trois avantages les plus importants pour un client HIRO Tenant ?

Je mentionnerais tout d’abord la baisse des coûts opérationnels, la plus grande efficacité des employés et l’automatisation des processus les plus fastidieux liés à la gestion du réseau. Par exemple, une activité qui prend beaucoup de temps et consiste en une vérification fastidieuse des informations – vérification des factures de dépenses reçues des propriétaires. Une entreprise qui gère un réseau de, par exemple, 500 magasins reçoit plus de 1 000 factures chaque mois pour le loyer, le bail d’exploitation, les services publics, etc. Une telle masse de factures doit être soigneusement vérifiée chaque mois pour voir si la facture est correcte, si le loyer est calculé correctement, si des remises sont incluses, si le loyer de trafic est calculé selon une bonne fourchette et un bon pourcentage, etc. car les erreurs peuvent coûter des dizaines de milliers de zlotys. En attendant, grâce à HIRO Tenants, un tel processus peut fonctionner automatiquement et les employés ne seront informés collectivement que des « suspects » concernant le montant de leurs factures. Dans notre processus, les factures sont envoyées à l’adresse e-mail indiquée, et puisque nous avons toutes les données – le système est en mesure de vérifier indépendamment à quel contrat la facture se réfère, si elle a été calculée correctement et si toutes les données proviennent du Contrat. ils correspondent. Ce mode de service n’implique pas le temps des employés pour effectuer des activités répétitives où il est facile de faire des erreurs et donne plus de temps pour l’analyse, la créativité humaine et la prise de décision.

Un avantage supplémentaire de notre application – et c’est une réponse au signe de notre temps – toutes les opérations du réseau peuvent être effectuées à distance via Internet. Des données systématisées saisies en continu, disponibles pour chaque participant au processus en fonction des droits d’accès qui lui sont attribués, sauvegardées quotidiennement, rendent l’entreprise indépendante des données qui disparaissent d’Excel, ou par ex. de l’absence de l’un des employés.

Quelle est la mise en œuvre étape par étape d’un tel service ?

Nous voulons que notre client se sente en sécurité à chaque étape de la coopération et de l’utilisation de notre plateforme. Au début, nous discutons avec le client des besoins, de la structure et des spécificités de son réseau, car chacun est différent et nécessite une approche individuelle. Bien sûr, les principales étapes de fonctionnement d’un réseau sont similaires, mais similaires ne signifient pas identiques. Nous essayons toujours de diagnostiquer d’abord les besoins du client, de déterminer les problèmes auxquels le réseau doit faire face, les activités qui prennent le plus de temps, les logiciels que le client utilise déjà, les tâches qu’il souhaite automatiser. L’étape suivante consiste à analyser et à préparer les données disponibles. Après cette phase, des suggestions sont faites pour résoudre les problèmes individuels et des suggestions d’amélioration, qui découlent par exemple du fait que les activités sont effectuées différemment manuellement et différemment avec l’utilisation de logiciels. Après l’approbation de la solution, nous présentons la version initiale du logiciel et commençons les tests avec un groupe sélectionné d’employés. En parallèle de cette phase, nous menons la formation des collaborateurs. Si les tests sont positifs, vous pouvez commencer à télécharger des données et à exécuter la version de production. Notre application peut agir comme un produit de base dans l’entreprise, mais il peut également s’agir d’un soi-disant module qui fonctionne avec d’autres applications déjà détenues. Nous accordons une grande importance au fait que notre application échange des données avec d’autres applications. Un bon exemple est, par exemple, les logiciels de comptabilité ou les systèmes de suivi.

Combien coûte la mise en œuvre ? Qu’est-ce qui affecte le prix? Par exemple, la taille du réseau est-elle importante ?

Nous vendons notre service selon le modèle SaaS, où le client reçoit de nous un service clé en main, et la seule exigence est d’avoir un ordinateur et un accès à Internet. Le prix, qui se compose de deux éléments, à savoir les frais initiaux et mensuels, comprend les frais de licence, les services du chef de projet, la prise en charge d’un consultant dédié, le support technique illimité (e-mail, téléphone), l’hébergement de l’application sur un serveur dédié, les supports de formation et la formation des utilisateurs, et une garantie pendant toute la durée du contrat. Les facteurs les plus importants dans l’évaluation sont le nombre de magasins, le nombre de modules requis de notre application, avec quels autres systèmes nous devons nous intégrer et dans quelle mesure, ainsi que le nombre d’utilisateurs. Comme vous pouvez le constater, la question du prix est individuelle et nous la présentons au client après avoir pris connaissance de ses besoins, sur la base des informations reçues de sa part. Notre système optimise les processus de travail du réseau et économise considérablement le temps lié à son travail, nous sommes donc sûrs qu’il s’agit d’un investissement qui se rentabilise rapidement.

Interviewer: Katarzyna Łabuz

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